Case study

SANHOME. Więcej czasu na klientów w butikowym biurze nieruchomości

Jak właścicielka biura z Poznania oddała agentowi powtarzalną pracę, żeby skupić się na klientach, i przygotowała firmę na rozwój zespołu.

O firmie

Sandra Synowiec od ponad 10 lat działa na rynku nieruchomości i ma na koncie setki transakcji. Zaczynała od najmu, później sprzedawała całe inwestycje deweloperskie, a dziś prowadzi SANHOME, butikowe biuro w Poznaniu, które coraz mocniej specjalizuje się w nieruchomościach z charakterem: domach, kamienicach i inwestycjach.

Dla Sandry „butikowe” znaczy: bez masowej obsługi. Bardzo zależy jej na jakości. Klient ma wiedzieć, że jego sprawa jest priorytetem: telefon jest odebrany, wiadomość ma szybką odpowiedź, a Sandra prowadzi go przez cały proces, od pierwszego spotkania po przekazanie kluczy.

Sandra rozwija zespół. Chce, żeby każda kolejna osoba w zespole mogła mieć własną osobowość, ale pracowała według jednego standardu SANHOME: w obsłudze klienta, w dokumentach i w komunikacji.

Wyzwanie

Taki standard obsługi wymaga czasu. Sandra przez lata łączyła kilka ról naraz: pośredniczki, menedżerki i doradczyni. Biuro rosło, a cała organizacja wciąż opierała się na niej.

„Mnie przeraża ilość po prostu tych wszystkich systemów.”Sandra Synowiec

• Oferty, portale i kontakty żyły w kilku osobnych systemach, a łącznikiem między nimi była Sandra.
• Kontakty, kalendarz, dokumenty dla doradców kredytowych i zapytania z różnych źródeł wymagały ręcznej pracy.
• Na dopracowanie marki od dawna brakowało czasu.
• Z AI korzystała, ale bez porządku. Każda rozmowa zaczynała się od zera.
• Standardy pracy i komunikacji, potrzebne nowym osobom, dopiero powstawały.

Sandra wiedziała, czego chce. Nie przerażało jej samo korzystanie z AI, tylko przygotowanie wszystkiego od podstaw.

Nie chciała uczyć się tego wszystkiego sama. Chciała, żeby ktoś przygotował to za nią.

Rozwiązanie

Zaczęłyśmy od fundamentu, który przyda się nie tylko agentowi, ale też każdej osobie, która dołączy do SANHOME.

1. Diagnoza. Przeszłyśmy przez to, jak Sandra pracuje, które zadania zabierają jej najwięcej czasu i co chce oddać.
2. Standard marki i komunikacji. Spisałyśmy, jak SANHOME wygląda, mówi i pisze. Powstał komplet materiałów: logo we wszystkich wersjach, wizytówki, stopki mailowe, papier firmowy, teczka ofertowa oraz okładki katalogu i przewodnika dla nowych osób w zespole.
3. Agent ustawiony pod jej sposób pracy. Sana, agent Sandry, zna biuro, standard marki i sposób, w jaki Sandra rozmawia z klientami. Zajmuje się organizacją biura, prowadzi bazę klientów i przypomina, do kogo warto się odezwać. Na prośbę Sandry uzupełnia wzory umów danymi i przygotowuje gotowe pliki do wysłania.
4. Podłączone narzędzia. Agent pracuje na poczcie, kalendarzu i dokumentach, z których Sandra korzysta na co dzień.
5. Gotowość na zespół. Agent przygotowuje materiały onboardingowe dla nowych osób w zespole, od ankiet po plan wejścia do pracy.
6. Wdrożenie na miejscu. Agenta uruchomiłyśmy razem, w biurze Sandry, na jej prawdziwych sprawach.

Efekty

Sandra zobaczyła różnicę już w dniu wdrożenia.

„Jezu, czyli ja już nie muszę tego ręcznie robić?”Sandra Synowiec

• Dokumenty bez przepisywania. Agent uzupełnia jej wzory umów i przygotowuje pliki gotowe do wysłania.
• Jeden standard w całej firmie. Logo, dokumenty, media społecznościowe i agent mówią tym samym głosem marki.
• Firma gotowa na nowe osoby. Standardy i materiały dla kolejnych osób są w jednym miejscu, zamiast w głowie właścicielki.
• Kontakt z klientami pod kontrolą. Agent prowadzi bazę klientów i przypomina, do kogo warto się odezwać, więc Sandra nie musi wszystkiego pamiętać sama.

Najważniejsze jest jednak to, na co Sandra ma teraz więcej czasu. W butikowym biurze właśnie czas dla klienta robi różnicę: szybka odpowiedź, stały kontakt i prowadzenie sprawy od początku do końca. Nudne, powtarzalne czynności przejmuje agent, a Sandra może skupić się na klientach i jakości ich obsługi.

Dla Sandry Sana to asystentka dostępna na każde zawołanie: rano, wieczorem i w środku najbardziej intensywnego tygodnia. Nie ma gorszych dni i nie trzeba jej niczego tłumaczyć od nowa. Nie zastępuje Sandry w pracy, tylko wspiera ją tak, żeby mogła być w niej jeszcze lepsza.

To dopiero początek. Fundament jest gotowy, a kolejne etapy przyjdą razem z rozwojem zespołu.

„Polecam współpracę z Kasią Apostoluk i MNIEJ ROBOTY. Zależało mi na asystentce AI, która zna moje biuro, sposób pracy i standardy SANHOME, a Kasia pomogła mi przełożyć te potrzeby na konkretne rozwiązanie. Dużą wartością było wspólne wdrożenie na moich codziennych zadaniach: od wiadomości i dokumentów po organizację pracy. Z Saną pracuję dopiero od kilku dni, ale już korzystam z jej wsparcia i widzę duży potencjał przy dalszym rozwoju biura. Doceniam zaangażowanie Kasi, indywidualne podejście i to, że pomogła mi przejść od pomysłu do działania.”Sandra Synowiec, właścicielka SANHOME Nieruchomości