Polityka prywatności Audytu AI

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Katarzyna Apostoluk, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Katarzyna Apostoluk AI STUDIO, NIP 7792602361, REGON 544092370, adres do korespondencji: ul. Prusa 16a/21, 60-819 Poznań, e-mail: kasia@mniejroboty.pl. W sprawach danych osobowych można pisać na ten adres e-mail.

2. Jakie dane przetwarzamy

• przy rezerwacji: imię, adres e-mail, wybrany termin, opcjonalnie krótki opis działalności i link do strony lub profilu,
• przy płatności: dane potrzebne do płatności BLIK-iem lub kartą przetwarza operator Stripe; Usługodawca nie otrzymuje pełnych danych karty,
• w ankiecie po płatności: odpowiedzi o działalności, klientach, doświadczeniu z AI, używanych narzędziach i oczekiwaniach wobec audytu, opcjonalnie dane do faktury,
• w trakcie usługi: treść spotkania, wywiadu i korespondencji potrzebna do przygotowania planu,
• w wywiadzie z agentką AI: adres e-mail do logowania, treść rozmowy pisanej albo mówionej (głos zamieniany jest na tekst, nagranie nie jest zapisywane); wiadomości o zdrowiu nie zapisujemy, program zastępuje je znacznikiem,
• dane techniczne: adres IP i zapis zgody na regulamin (data, treść zgody), a po zgodzie na cookies analityczne także dane z narzędzia Microsoft Clarity.

3. Cele i podstawy przetwarzania

Cel	Podstawa (RODO)
Rezerwacja, realizacja Audytu AI, kontakt w sprawie spotkania i planu	wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b
Wystawienie faktury i prowadzenie księgowości	obowiązek prawny, art. 6 ust. 1 lit. c
Wykazanie udzielonych zgód, obsługa reklamacji i ewentualnych roszczeń	prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f
Statystyki strony (Microsoft Clarity)	zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a

4. Nagrywanie spotkania

Spotkanie online może być nagrywane i zamieniane na tekst przez narzędzie do notatek ze spotkań (Recall.ai), wyłącznie po to, żeby przygotować plan. Jeżeli Klient nie chce nagrywania, wystarczy powiedzieć o tym na początku spotkania albo napisać wcześniej na kasia@mniejroboty.pl; wtedy notatki powstają ręcznie.

5. Wywiad z agentką AI

Wywiad prowadzi Mira, agentka AI z mniejroboty. Rozmowę prowadzi model Claude firmy Anthropic (przez API, także na serwerach w USA); gdy jest niedostępny, zastępczo model Gemini firmy Google (w UE). W tle notatki z rozmowy porządkuje model Gemini firmy Google (w UE), a mowę na tekst zamienia usługa Google w UE. Zapis rozmowy przechowujemy na serwerze w Finlandii. Po rozmowie analizę przygotowuje model Claude firmy Anthropic, na koncie Usługodawcy. Dostawcy modeli nie używają tych danych do trenowania. Wynik czyta i zatwierdza Usługodawca, zanim trafi do Klienta; program nie podejmuje decyzji o Kliencie. Przed rozmową Klient widzi na ekranie pełną informację o danych. O zdrowiu nie pytamy; wiadomości o zdrowiu program rozpoznaje i zastępuje znacznikiem, więc nie są zapisywane (może coś przeoczyć, wtedy usuwamy je na prośbę Klienta).

6. Komu przekazujemy dane

Odbiorca	W jakim celu
Stripe	obsługa płatności BLIK i kartą, potwierdzenie płatności
Railway	serwer i baza danych systemu rezerwacji
Cloudflare	hosting strony, przekazywanie rezerwacji do systemu i ruchu do strony wywiadu
Google	termin w kalendarzu i spotkanie w Google Meet; w wywiadzie notatki z rozmowy w tle (model Gemini), zastępczo prowadzenie rozmowy, i zamiana mowy na tekst (w UE)
Hetzner	serwer w Finlandii, na którym przechowujemy zapis wywiadu
Clerk	logowanie do wywiadu
Resend	wysyłka maila z potwierdzeniem rezerwacji
Telegram	powiadomienie Usługodawcy o nowej rezerwacji, odpowiedziach z ankiety i przebiegu wywiadu (w powiadomieniu o wywiadzie tylko inicjał i numer)
Recall.ai	nagranie i zapis tekstowy spotkania, jeżeli Klient się nie sprzeciwi
Anthropic	w wywiadzie prowadzenie rozmowy (przez API na warunkach komercyjnych, które zabraniają trenowania modeli na tych danych) oraz praca z notatkami ze spotkania i wywiadu przy przygotowaniu planu; umowę z Usługodawcą ma Anthropic Ireland (UE), dane mogą trafić także na serwery w USA; Anthropic usuwa je w ciągu 30 dni, a dłużej, do 2 lat, tylko gdy rozmowa zostanie oznaczona jako naruszenie zasad korzystania albo gdy wymaga tego prawo
Microsoft (Clarity)	statystyki strony, wyłącznie po zgodzie na cookies analityczne

Niektórzy z tych dostawców przetwarzają dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej w sprawie EU-US Data Privacy Framework albo standardowych klauzul umownych.

7. Jak długo przechowujemy dane

Dane	Okres
rezerwacja, ankieta, notatki i plan	przez czas realizacji usługi, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń
zapis zgody na regulamin	do upływu okresu przedawnienia roszczeń
faktury i dokumenty księgowe	5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy
nagranie spotkania	do przekazania planu, a zapis tekstowy razem z notatkami
pełny zapis wywiadu z agentką AI	12 miesięcy od zakończenia wywiadu
wybór dotyczący cookies	w przeglądarce, do jego usunięcia lub zmiany

8. Cookies

Strona audytu zapamiętuje w przeglądarce wybór dotyczący cookies. Microsoft Clarity (statystyki odwiedzin i nagrania sesji na stronie) uruchamia się wyłącznie po zgodzie w banerze. Zgodę można w każdej chwili zmienić, czyszcząc dane strony w przeglądarce; baner pojawi się ponownie.

9. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie). Masz też prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez imienia i adresu e-mail nie da się zarezerwować i zrealizować audytu.